Optimiser la gestion de l'élu CSE Guide pratique
Guide pratique de l’Élu CSE
3 points-clés pour gagner du temps, satisfaire ses bénéficiaires et préserver les valeurs collectives.
Avant propos
Entre les enjeux de santé et de sécurité, ainsi que la mise en place de nouvelles formes d’organisation du travail, la crise COVID-19 a mis en lumière le rôle déterminant du CSE et toute l’importance de son lien avec les salariés. Mais pour faire face à l’avalanche de sujets à traiter, les heures de délégation n’ont pour autant pas été étendues.
Véronique A., une élue CSE le confiait :
“Jongler entre ma fonction dans l’entreprise et mon poste d’élu c’était déjà un challenge, un challenge amplifié par la professionnalisation de notre fonction.
Aujourd’hui, avec la crise COVID 19, télétravail oblige, on doit avoir recours à la visioconférence pour communiquer et cela complique tout. Le temps pour structurer, lancer et gérer nos activités sociales et culturelles se réduit à peau de chagrin. Les ASC risquent d’être les grandes sacrifiées.”
Pour Véronique, Frédéric, Sylvie, Jean-Claude et tant d’autres élus, le temps manque. À leurs côtés depuis plus de 10 ans, nous savons que le syndrome n’est pas nouveau et qu’il tend même à s’amplifier. Pour faciliter la gestion de son CSE, déléguer tout ou partie de la gestion de ses ASC peut être une solution à envisager.
Dans ce livre blanc, découvrez 3 points-clés pour faire un choix de sous-traitance en cohérence avec votre quotidien d’élu, les attentes de vos bénéficiaires et fondé sur vos valeurs collectives.
Simplifier ses missions d’élu en étant accompagné
Simplifier les missions pour mieux gérer son temps est la clé pour réussir un mandat d’élu. Ce processus passe par de bons outils et un accompagnement adapté pour améliorer votre efficacité durant vos tâches quotidiennes.
Miser sur les bons outils de gestion
Sur le web, le maître-mot est la simplicité et les logiciels dédiés aux CSE ont suivi ce tournant radical. Exit les anciens outils des années 2000 qui faisaient redouter l’informatique et ne répondaient pas toujours aux attentes ! Fluide, intuitif, le nouveau logiciel de gestion CSE est devenu l’allié indispensable pour gérer l’ensemble de vos missions.
Tout au même endroit
Pour simplifier l’intégralité de vos missions CSE, les nouvelles solutions logicielles centralisent toutes vos tâches sur une seule et même plateforme.
Le logiciel CSE nouvelle génération concentre la gestion de la base bénéficiaire, la gestion de la comptabilité ainsi que la billetterie en un seul et même lieu homogène et facile d’accès. Vous disposez d’un outil de gestion optimisé et bien pensé, la gestion de vos tâches habituellement
fastidieuses est simplifiée. Pensé utilisateur, votre nouvel outil répond à la tendance UX (User Experience) et vous permet de naviguer d’un module à un autre en toute facilité.
Adapté à vos besoins réels
Pour être efficace, un bon outil CSE doit être adapté à vos caractéristiques métiers, vos besoins réels et votre mode de fonctionnement. Certaines des fonctionnalités ne vous semblent pas essentielles ? Vous souhaitez un logiciel de comptabilité simplifié ou plus complet ? Votre budget de fonctionnement + le social dépasse les 153.000 € et nécessite un logiciel évolué ?
L’outil de gestion spécialisé proposé par votre prestataire doit être adaptable pour vous garantir plus d’efficacité et de sérénité dans le suivi de votre Comité social et économique. Et si votre CSE évolue d’une année sur l’autre, votre outil doit pouvoir suivre l’évolution de votre instance.
Accompagnement de bout en bout
Outre les exigences techniques que vous attendez d’un logiciel de gestion, il est un autre critère à ne surtout pas négliger : les services liés à l’accompagnement. À quoi sert en effet un logiciel de gestion aux fonctionnalités dernier cri, si vous ne savez pas l’utiliser ? Ou si face à une
difficulté, il n’y a personne pour vous aider ?
Privilégiez le prestataire informatique qui consacre du temps pour vous former aux différentes fonctionnalités de la solution. Orientez également votre choix vers le partenaire qui sera en mesure de vous offrir une assistance réactive et un service technique accessible pour vous accompagner. Il est en effet primordial que vous puissiez solliciter le service technique pendant vos heures de délégation au moment précis où vous en avez besoin et sans contrainte horaire SAV ! Seul un partenaire de proximité (à savoir une entreprise à dimension humaine), peut assurer cette réactivité.
Optimiser la gestion de sa billetterie
En matière d’activités sociales et culturelles, la plateforme de billetterie fait désormais partie des incontournables des Comités sociaux et économiques. En tant qu’élu vous gagnez un temps considérable sur des missions qui sont des métiers à part entière : gestion des stocks, négociation fournisseur, distribution des billets et logistique. Faire appel à une billetterie CE/CSE externalisée c’est faire appel à des experts métiers qui vous épargneront ces tâches fastidieuses et répétitives.
Avec la billetterie CE / CSE, vos bénéficiaires peuvent profiter d’offres promotionnelles sur
différentes marques et univers (cinéma, parcs, zoos, spectacles, concerts, presse, shopping, vacances, cartes cadeaux, etc.) et bénéficier des nombreux avantages que vous aurez mis à leur disposition.
Bon à savoir
Pour l’organisation de vos événements subventionnés (mariage, naissance, rentrée scolaire, noël) , il est possible de ne plus assumer la gestion financière de la billetterie. COULEUR’ propose un service de gestion de la subvention qui vous dispense de toute avance de trésorerie. Aucune surprise ! Seuls les billets réellement consommés sont facturés.
Bénéficier d’une assistance juridique
Au-delà des fonctions économiques, la protection juridique est un rôle crucial dans votre mandat d’élu CSE et implique davantage de responsabilités. Dans un contexte où les problématiques liées à la Covid-19 prennent énormément d’ampleur, choisir un prestataire qui intègre un service d’assistance juridique réservé aux élus CSE est un vrai plus.
Parce qu’en tant élu vous ne pouvez pas connaître par cœur le code du travail, bénéficier d’un avis de professionnel qui vous conseille et vous oriente sur la démarche juridique la plus adaptée s’avère plus que précieux. En cas de situation conflictuelle, la mise en relation avec un spécialiste en droit de travail peut vous faire gagner beaucoup de temps.
Vous témoignez
“ Depuis le début de notre contrat, COULEUR’ a fait évoluer notre logiciel de comptabilité sans aucun surcoût, Aucun supplément de prix ne nous a été demandé et ce malgré nos différentes évolutions et changements de règle ! “
Dynamiser sa communication et faciliter le dialogue interne
En cette période de turbulence durant laquelle le télétravail est plus que plébiscité et les salariés dispersés, la communication du CSE constitue un véritable enjeu pour assurer le bien-être de vos bénéficiaires. En tant qu’élu, vous avez plus que jamais besoin de moyens de communication pour créer du lien avec les salariés et les informer rapidement sur vos différentes actions.
Exploiter le potentiel des outils digitaux
Dans ce contexte, la mise en place d’outils numériques se justifie pleinement pour vous adresser à vos bénéficiaires. Entièrement dédiés à votre comité, les plateformes digitales réunissent toutes les informations relatives à votre CSE et offrent de sérieux atouts à votre instance : celui de garder le lien avec vos salariés et de renforcer votre présence à leurs côtés.
Un site internet pour communiquer rapidement
Sur le site internet, vous pouvez informer vos bénéficiaires sur le fonctionnement du CSE. l’équipe, la manière de joindre les élus ou la procédure à suivre pour s’inscrire à une ASC. Via un espace dédié au sein du site internet CSE, les salariés pourront s’informer sur les missions du CSE et le rôle des élus.
Vous pourrez communiquer en temps réel sur les droits des salariés et vos actualités juridiques. Agenda, forum de discussion, sondage, actualités, promotions en cours, bons plans, toutes les informations sont centralisées sur un même portail. La gestion de la communication CSE est facilitée !
Une application pour être présent partout
L’accès à internet s’effectuant désormais majoritairement via les smartphones (plus encore que via un ordinateur), veillez à ce que votre prestataire puisse vous proposer la version applicative de votre site internet. L’application mobile de votre CSE permet de gagner en visibilité, de mieux communiquer et de renforcer l’adhésion au CSE.
En reprenant la totalité des contenus, des services et des fonctionnalités, l’appli CSE permet à vos bénéficiaires de rester connectés et offre plus d’interactivité. Pour qu’aucune information ne soit manquée, des notifications informent vos bénéficiaires des dernières actualités et l’accès aux offres et avantages que vous leur proposez (dotations, subventions, catalogue d’offres remisées) est facilités.
Important !
Pour gagner du temps dans l’administration de vos outils numériques, votre partenaire informatique doit impérativement vous proposer la gestion de votre site internet et de l’application mobile à partir d’une seule et même plateforme. Vous éviterez ainsi les doubles saisies.
Personnaliser sa communication
Le CSE est une instance importante qui mérite d’être reconnaissable lorsqu’elle communique. La création d’une identité visuelle (logo) est à ce titre primordiale pour marquer les esprits, renvoyer une image de cohésion et de sérieux et surtout permettre à vos salariés de vous identifier
immédiatement.
Un élu doté d’une certaine sensibilité graphique pourra se prêter à l’exercice, à défaut vous pouvez confier cette tâche à votre prestataire qui veillera à apposer votre logo sur tous les supports de communications CSE à savoir : site internet et application mobile, newsletter, sondages, panneaux d’affichage.
Animer pour renforcer la cohésion
Pour insuffler une dynamique collective aux activités sociales et culturelles, il est important que le CSE vive toute l’année en communiquant régulièrement et en proposant également autre chose que la simple redistribution financière aux salariés. Votre prestataire doit être force de
proposition à ce sujet en mettant en place des actions et animations régulières et innovantes.
Voici quelques exemples…
Newsletters mensuelles
Une bonne communication repose d’abord sur la régularité. À ce titre, les newsletters sont parfaites pour nouer une relation régulière car elles fonctionnent sur la base de rendez-vous avec vos bénéficiaires. Bons plans, actualités ou encore actions effectuées, vous obtiendrez alors un
peu plus d’engagement et d’adhésion de la part de vos salariés. Pour favoriser la communication du CSE dans le réel : les affiches papiers personnalisées restent également essentielles !
Jeux en ligne
Créer du lien n’a jamais été aussi important et pourtant aussi difficile qu’en cette période de crise sanitaire mondiale. La mise en place de jeux en ligne peut à ce titre être une bonne option pour permettre à vos bénéficiaires de faire une petite pause dans leur journée de travail. Un moment de détente qui permet de ressouder les équipes à distance et tisser des liens entre collaborateurs.
Plateformes collaboratives entre salariés
Les plateformes en ligne de ventes ou de dons qui aident à donner une seconde vie aux produits déjà utilisés ont le vent en poupe auprès des salariés ! Cette belle dynamique tient à la prise de conscience écologique qui favorise l’économie circulaire et la consommation collaborative. Des actions fédératrices qui correspondent aux valeurs de générosité, du sens du collectif et du partage, le CSE y a donc toute sa place !
Bon à savoir
Mise en place de jeux internes ou inter entreprises, jeux grandeur nature ou encore plateformes de covoiturage ou de petites annonces, COULEUR’ a été pionnier en la matière. Ces animations font vivre votre CSE tout au long de l’année et sans aucune gestion pour vous.
Retour d’expérience
Vous témoignez
“Le jeu grandeur nature à la recherche de SUPER CE à Bordeaux a beaucoup plus à nos bénéficiaires. Ludique, attractif, il favorise l’esprit d’équipe, fait tomber les barrières. Les salariés de l’entreprise apprennent à mieux connaître et les photos que nous avons mises en ligne sur le site internet permettent de prolonger ce bon moment. Une vraie réussite pour notre CSE. Merci à COULEUR’ !”
Déployer des ASC en phase avec les attentes des salariés et les valeurs du CE
Les activités sociales et économiques permettent à votre CE/CSE d’accomplir une de ses missions principales : accompagner et aider les employés dans leur quotidien. Pour simplifier leur mise en place, il est nécessaire de porter une attention particulière sur le choix de votre prestataire. Un choix qui se doit d’être pertinent aux yeux des salariés et en phase avec vos valeurs collectives.
Miser sur une offre diversifiée
C’est précisément sur ce critère que vos bénéficiaires pourront juger de la pertinence des avantages et réductions qui leur sont proposés. Plus cette offre est diverse, plus elle s’adresse au plus grand nombre. On peut répertorier ces avantages en 3 grandes catégories :
Billetterie CE
La billetterie permet aux salariés de bénéficier de réductions immédiates et permanentes sur l’ensemble de leurs loisirs : billets de cinéma, entrées de parc d’attractions, places de concerts, spectacles ou de festival ; entrées de musées et de sites touristiques, etc..
Réductions dans les enseignes locales et nationales
À proximité de chez eux et dans tout l’Hexagone, vos salariés profitent de tarifs préférentiels pour leurs achats et leurs activités du quotidien : dans les grandes enseignes, les commerces locaux, les activités sportives, l’abonnement presse ainsi que pour les services d’aide à domicile ou de soutien scolaire.
Offres de vacances à prix CE
Vos ouvrants droit bénéficient de réductions sur les vacances et les voyages en France et à l’étranger : offres d’hébergement à la mer, à la montagne, en camping ; des séjours en France et à l’Étranger (longs séjours, week-end,). Le cumul de réductions est même possible avec les offres de dernière minute des partenaires.
Important
Pour affirmer l’identité de votre CSE, il est essentiel que le portail privatif par lequel vos salariés accèdent aux réductions soit personnalisable au logo et aux couleurs de votre entreprise (et non à ceux de votre prestataire !).
S’appuyer sur la force d’un réseau
En tant qu’élu vous n’avez pas souvent le temps nécessaire pour préparer des événements ou négocier des partenariats nationaux. Pour apporter encore plus de choix et de pouvoir d’achat à vos salariés, adressez-vous à un prestataire qui s’appuie sur un réseau de partenaires important.
Plus ce réseau sera élargi, plus il sera en mesure de proposer des offres intéressantes pour vos salariés. Mieux encore, si le prestataire que vous avez choisi vous permet d’adhérer à un réseau INTER-CE Participatif, la simplification de votre travail d’élu franchit un cap supplémentaire.
Le principe du réseau INTER-CE est de réunir plusieurs comités d’entreprise. Il permet à vos bénéficiaires d’accéder à l’ensemble des avantages négociés par tous les comités d’entreprise du réseau : la billetterie, les locations de vacances, les voyages et même les sorties groupées.
Grâce au réseau, vos activités sociales et culturelles se développent et ouvrent de nouvelles perspectives à vos bénéficiaires, sans aucune gestion pour vous.
Bon à savoir
Fondé sur des valeurs de partage et d’échanges, le réseau de COULEUR’ appelé Réseau INTER-CE Participatif, réunit aujourd’hui plus de 700 comités sociaux et économiques dans toute la France et regroupe près de 500.000 adhérents.
Récompenser et encourager les salariés
Parmi les récompenses préférées des salariés : les cartes cadeaux ont le vent en poupe. 75% des comités d’entreprises en proposent dans leur programme et 73% des salariés aiment en recevoir en retour de leur travail. Vecteur de bien-être, la carte-cadeau offre des applications multiples. Elle permet de se faire plaisir en achetant (sans culpabilité) un ou plusieurs produits convoités depuis un certain temps.
Pour que la liberté d’utilisation soit totale et la satisfaction garantie, choisissez de préférence des cartes-cadeaux multi-enseignes utilisables en magasin ou sur internet et dont les montants peuvent être fragmentés sur un large réseau. Pour une gestion simplifiée de vos cartes cadeaux, privilégiez un partenaire qui vous dispense de toute avance de trésorerie en vous facturant au réel.
Bon à savoir
COULEUR’ vous adresse une facture mensuelle de ce qui a réellement été utilisé par vos salariés. Ainsi, les chèques-cadeaux non consommés ne sont pas facturés (ce qui peut représenter une économie de -15% sur votre budget cartes-cadeaux)
Rendre les ASC toujours plus accessibles
En cette année inédite où le contexte économique dégradé a fragilisé la situation financière de bon nombre de ménages (et plus encore des personnes disposant d’un pouvoir d’achat faible).
La mise en place d’ ASC véritablement sociales se révèle plus que pertinente pour les CSE. Reste la question du temps qui vous manque et l’impossibilité de tout gérer ! Privilégier le partenaire d’expérience en mesure de soutenir des œuvres sociales pertinentes par rapport aux véritables besoins de vos bénéficiaires sera pour vous, plus que précieux.
Bon à savoir
Pour répondre à l’augmentation des tarifs sur l’énergie, rendre accessible les vacances au plus grand nombre, COULEUR’ met en place des opérations d’achats groupés ou encore propose plus de 30.000 séjours à prix d’achat. Autant d’opérations sociales et solidaires en parfaite cohérence avec les valeurs collectives de votre Comité social et économique.
Retour d’expérience
Vous témoignez
« Pour la gestion de ma billetterie, je passe par le service d’achat groupé de COULEUR’ qui m’évite de devoir acheter des stocks minimum de billetterie. Cela m’a permis de vraiment souffler. J’ai conservé deux références très appréciées des salariés pour garder un contact physique qui me semblait essentiel ! »
À propos de COULEUR'
Au plus près de vos besoins métiers, COULEUR’ est une société indépendante qui travaille en étroite collaboration avec les comités sociaux et économiques.
Depuis 2007, nous accompagnons et soutenons les élus pour qu’ils puissent accomplir au mieux leur mandat.
Nous avons fait le pari de la solidarité inter entreprise par la mise en place d’un concept novateur : le réseau INTER-CE Participatif. Unique en France, le groupement de comités d’entreprise réunit à ce jour plus de 800 comités sociaux et économiques et plus de 1.500.000 adhérents.
Pour faciliter la gestion de votre CSE, nous travaillons sans relâche au développement du réseau INTER-CE par la mise au point et la distribution de solutions faciles d’accès, performantes et toujours plus innovantes,
Notre solution “le TOUT en 1 du CSE” en est la traduction concrète :
Un site web et une application personnalisée
- Des outils de gestion et de comptabilité adaptés à votre fonctionnement
et évolutifs ! - Portail de réductions + billetterie intégrée
- Accès au 1er réseau INTER-CE participatif
- Des animations exclusives internes et inter-entreprises
- Une assistance technique 7J/7 et 24H/24
- Une assistance juridique pour les élus et les salariés
… et tout cela sans aucune commission sur les remises CSE
