La définition du budget de fonctionnement du CSE
De quoi s’agit-il ?
Un comité d’entreprise dispose de deux budgets distincts. D’une part, le budget d’activités sociales et culturelles (ASC) permet au CSE de payer des des sorties ou tout autre achat à des fins de loisirs pour les salariés : bons, cartes de réduction, voyages, chèques cadeaux, vacances…
D’autre part, celui du fonctionnement est directement lié aux dépenses qui assurent l’activité du groupe. Il finance notamment tout ce qui dépend de son administration :
- déplacement des membres ;
- financement des outils de communication et d’informations des membres (ordinateurs, portables…) ;
- formation des élus du CSE (préparation à la fonction d’élu, renforcement et développement de compétences personnelles et professionnelles…) ;
- honoraires des experts-comptables, avocats, juristes et autres experts ;
- frais des locaux ;
- tenue des comptes ;
- financement des charges et paiement des employés des personnes recrutées de manière permanente ou temporaire ;
- prestations de services : rédaction de procès verbaux, préparation de contrat d’assistance juridique…
Cette subvention permet également de rémunérer les experts que le CSE choisit pour l’assister dans ses missions. Un règlement de 20% des honoraires est effectué auprès des experts qui conseillent le personnel dans diverses opérations : offres publiques d’acquisition, mise en place de projets modifiant les conditions de santé, de sécurité ou de travail des employés, etc.
Les recettes sont versées au CSE par l’employeur, qui n’a pas d’influence ni le moindre droit sur son utilisation aux yeux de la loi. Toutefois, il est nécessaire que votre groupe social et économique d’entreprise rassemble 50 salariés ou plus pour bénéficier de cet avantage, sans quoi le gérant n’est soumis à aucune obligation quant au versement du budget de fonctionnement du CSE.
Comment se calcule-t-il ?
Le montant des recettes versées est calculé en fonction du nombre d’employés que comporte l’entreprise. Entre 50 et 1999 employés, ce montant s’élève à 0.2% de la masse salariale brute. Si cette dernière rassemble 2000 employés ou plus, le montant du budget correspond à 0.22% de la masse salariale brute. Toutefois, si l’employeur a déjà effectué un versement dont le montant s’élève à 0.22% de la masse salariale brute, il n’est plus tenu de verser quoi que ce soit au au groupe.
La répartition du budget de fonctionnement du CSE dépend de ses élus, qui sont les représentants des employés. Plusieurs outils sont mis à leur disposition pour faciliter leur travail, notamment l’acquisition d’un logiciel de gestion CE / CSE. Personnalisable, ce logiciel simplifie l’organisation quotidienne de cette instance du personnel. Il permet de s’adapter à la manière d’organiser le comité d’entreprise en interne. Ce genre d’outils fonctionnels facilitent et allègent l’utilisation des finances de l’instance de l’entreprise.
Quelle est son utilisation ?
La méthode de gestion du budget de fonctionnement
Les recettes du CSE doivent être utilisées à des fins précises. À titre d’exemple, elles ne permettent pas de financer un service inter-CSE, ni des frais de déplacement n’ayant aucune incidence sur ses actions, ni des frais de dossiers en lien avec les activités des salariés. En d’autres termes, les cotisations de l’instance du personnel ne doivent être utilisées qu’à des fins qui permettent de garantir son organisation. Tout ce qui relève des loisirs des employés doit être financé par le budget d’activités sociales et culturelles (ASC) : visite d’un parc, financement d’un hôtel lors d’un voyage, achat de cartes de réduction, de chèques cadeaux, etc.
Pour qu’il soit correctement réparti, il faut départager les charges en fonction de leur destination et non de leur nature. Si les dépenses sont effectuées dans le but d’offrir des bénéfices aux salariés, elles doivent être financées par l’ASC. Si ces charges sont en lien avec une prestation dont dépendent les actions de cette instance des employés, c’est au budget de fonctionnement du groupe de le prendre en charge.
Placer ses finances dans une trésorerie réservée à l’instance du personnel
Dans la mesure où cet argent appartient à l’ensemble des employés, il n’est pas conseillé de le placer sur le compte courant bancaire des seuls élus du comité social et économique. En effet, il peut être plus utile de placer cet argent dans une trésorerie gérée par les élus au nom des salariés qu’ils représentent. Le placement financier de ces subventions peut être effectué sur un ou plusieurs comptes bancaires.
Après avoir délibéré, les élus sont libres de sélectionner la banque de leur choix pour placer leur argent. Ils ne sont pas tenus de choisir la même banque que la société et peuvent opter pour le placement de ces finances dans un livret A ou bleu. Le placement de ces subventions permet de disposer du budget du CSE indépendamment des comptes bancaires de l’entreprise. Cette méthode ne doit cependant être utilisée pour des investissements : les finances du CSE ne permettent pas d’acheter des actions en bourses.
Le règlement imposé à ces finances
Le budget de fonctionnement du CSE implique de nombreuses règles qui doivent être respectées. En l’occurrence, il est impossible pour un groupe de se servir de ses recettes pour payer des loisirs qui dépendent de l’ASC. En cas de contrôle de l’URSSAF, la société s’expose à de lourdes sanctions. Les élus du CSE sont donc tenus d’assurer la répartition et l’organisation correctes de cet argent pour les missions du CSE et dans le respect du règlement intérieur du CSE. En effet, tout CSE est tenu de mettre en place son règlement interne pour préciser ses modalités d’organisation. Grâce à ce cadre juridique, l’instance des employés facilite et sécurise son organisation et la répartition de ses finances au quotidien.
Selon l’article L123-12 du code de commerce, le CSE doit se soumettre à deux obligations. D’une part, le groupe se doit de procéder à l’enregistrement comptable de tout mouvement susceptible d’affecter le patrimoine de l’entreprise. D’autre part, il est chargé d’établir l’inventaire de son patrimoine à chaque fin d’année en recensant ses stocks de billetterie, de chèques non distribués, etc.
Que faire en cas d’excédent de l’argent ?
Le transfert de l’argent excessif effectué auprès de l’ASC
Il peut arriver que les recettes des actions du groupe disposent d’un excédent annuel par rapport à ses dépenses initialement prévues. En cas de reliquat, la loi autorise l’instance des employés à transférer cet excès vers son budget d’activités sociales et culturelles (ASC).
Pour bénéficier de ce transfert, les élus du groupe doivent se rassembler au cours d’une délibération en assemblée plénière. Il peut alors être effectué, à condition que son montant se limite à 10% de cet argent au maximum. Il n’est pas possible d’effectuer un versement plus important entre ces deux entrées d’argent du groupe d’employés.
Les conséquences qu’implique ce transfert
Le transfert de l’excédent du budget de fonctionnement du CSE au budget ASC peut s’avérer avantageux, mais il implique quelques conséquences à prendre en compte. D’abord, ce versement doit impérativement figurer dans les comptes annuels du comité ainsi que dans un rapport qui présente l’organisation financière du budget ou toute information concernant les actions du groupe.
Si jamais un tel versement est effectué, les charges qui relèvent du coût des expertises ne sont plus prises en charge par cet argent. Le groupe social et économique de la société ne peut donc plus bénéficier de ses expertises en matière de consultations ponctuelles ou pour l’organisation stratégique de l’entreprise. Il est susceptible de perdre de son efficacité et de son influence auprès de l’employeur.
Dans le présent cas de figure, le directeur n’est soumis à aucune obligation de soutenir financièrement le groupe d’employés. Cependant, il a la possibilité de payer partiellement tout ce qui est relatif aux demandes d’expertise du comité. En contrepartie, l’instance du personnel devra attendre 3 ans avant de réclamer une nouvelle aide financière au directeur concernant ces coûts d’expertise.
En somme, la répartition du budget de fonctionnement du CSE inclut une organisation précise et soumise à de multiples conditions. Pour savoir comment calculer, organiser, utiliser ou placer cet argent, vous avez la possibilité de vous faire accompagner dans la gestion de votre CE / CSE. Ainsi, bénéficiez de services d’experts pour une organisation optimale des finances de votre groupe d’employés.
